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学会事務局のお仕事とは?

 「学会事務局」と言われても、研究者以外にはあまりなじみがない言葉と思います。
一言で言えば、「学会(学術団体)」という非営利組織の管理に携わる仕事です。
 学会支援機構では、事務局業務を、

1)会員管理(会員の入退会・住所変更処理、年会費請求、その他会員データ管理)
2)会計(出納、起票、記帳、財務諸表の作成、会計監査準備等)
3)庶務(学会事務局としての各種対応)

の3つに大別しています。
 このうち、1)2)については別途専門のセクションがあり、事務局業務担当者が主に担当するのは3)の仕事となります。
 すなわち、学会事務局として学会執行部の先生方と直接やり取りして仕事を進めたり、会員や外部からの問い合わせに対応したりといった仕事となります。

 ちょっと分かりづらいですよね・・。実はその業務内容は多岐にわたり、主なものだけでも(具体的に以下に書き直してみます)、

3)庶務[理事会・各種委員会等の会議運営(議題・日程調整、会場手配、開催通知、議事録作成等)、選挙関連事務(公示作成、選挙人名簿作成、投票用紙配布、投票集計、選挙管理委員会への報告等)、資格認定事務(申請受付、審査資料作成、審査会議開催準備、結果通知等)、講習会等開催事務(開催通知、会場手配、参加者募集、事前登録受付、当日運営等)、各種選考事務(学会賞等の公募・推薦・選考関連事務)、その他登記事務、関係官庁との渉外事務等々・・・]

といった業務があります。

 これだけ見ると大変な仕事と思うかもしれませんが、ご心配にはおよびません。
 各タスクにはテンプレートや前例の資料があり、担当学会の前任者やグループのメンバーのサポート、上長のフォローもあります。また、一つ一つ仕事をこなしていけば、自然と業務は覚えていきますし、同じ仕事の2回目以降は仕事のスピードも上がっていきます。
 メールをチェックして対応する、仕事の段取りを考えて資料作成その他準備を進める、他のスタッフと情報共有したり相談したりする、といったことが私たちの主な日常で、デスクワークが勤務時間の8割以上を占めます。残りの2割は、学会の会議に出席するため外出したり、年に数回は、学会の学術集会で地方に出張することもあります。
 こうした日程管理や各タスクの進行状況も含め、スケジュール管理も重要な仕事です。

 さて、この仕事で最も大事なことは、学会だからという訳ではないのですが、やはり「学ぶこと」です。
 PC操作やメール対応、計算や文書作成など、基本的な事務スキルはもちろん必要ですが、学会事務局はいわば情報センターとして多岐にわたる案件を取り扱いますので、会計、法務、税務からデータベースやWEB、印刷、出版等の知識はもちろん、さらには雑誌販売や会場設営、機材のことまで、一通り「知っておく」必要があるのです。
 それぞれの実務は案件に応じた部署や専門家、協力会社にお願いすることも多いので、必ずしもこれら全てに精通している必要はありません。事務局担当者として求められるのは、学会の要望に応じてタスク完了までをイメージし、それぞれの案件を適切に処理していけること、あわせてその方法を学会の先生方に説明できること、なのです。
 そのためには、「知ること」≒「学ぶこと」がとても大事で、これは10年、20年選手でも変わりません(知識や技術、仕組みは常に変化していきますので)。知識を吸収し、前例を確認し、周りのスタッフの話も聞いて、意欲的に学んでいきましょう。

 そうして学び、仕事で経験を積んでいくうちに、従来の方法よりも「もっと良い方法」が見つかることもあります。そして、それが学会運営の合理化やコスト削減につながることもあるのです。
 私たちの目標は、学会事務のプロフェッショナルとして、学会・学術研究の進歩発展を側面から支えていくことです。そのために、ともに学び、考え、働いていける仲間を見つけたいと思っています。
 いかがでしょうか。学会事務を経験してみませんか?

Information

一般社団法人 学会支援機構
〒112-0012 東京都文京区大塚5-3-13
ユニゾ小石川アーバンビル4F
Tel : 03-5981-6011
Fax : 03-5981-6012
Email : office@asas-mail.jp

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