本機構について

4つのご提案

1.事務局体制


現在、学会事務局の形態は、以下の3つに大別されます。

1.専従事務局

規模の大きな学会や企業の援助等で資金調達が可能な学会など、比較的資金繰りに余裕のある学会に多く見られる形態です。家賃・光熱費・人件費などを負担する必要があるのでコストは割高となりますが、専従事務局員が従事するため、学会に対してはきめ細かいサービスが可能となります。主に資金面の問題から、大学や研究所等に事務局を設置する場合もあります。


2.外部委託

現在、印刷会社、広告会社、学会運営業者などが学会事務受託を行っています。いずれも、学会誌の印刷や広告、学術集会開催など各社の主業務の傍らに行っている場合が多いようです。複数の学会の事務を共同処理するため、経費は専従事務局を設置した場合の約2分の1程度で済み、コストパフォーマンスにすぐれています。ただし、委託会社が業務として学会事務に熟練していない場合は、体制の不備や担当者の経験不足などがのちのち問題となってくるため、選定には充分な注意が必要です。


3.上記の複合型

例えば、学会事務局は大学に設置して庶務・会計業務を行うが会員管理や編集は外部委託する、といった方法で、この他にもいくつかのパターンが考えられます。コストや機能を重視した現実的な方法といえます。ただし、学会事務処理機能が複数に分散するため、合理的な集中管理という面ではやや難があります。



→学会支援機構のご提案


(1)学会事務に熟練したスタッフのグループで、共同事務所において関連6〜8(業務量により異なる)学会の事務局業務を担当いたします。1学会につき主担当1名を充てることを原則としますが、同時にグループのスタッフ全員が担当6〜8学会全ての学会事業・学会事務を把握・理解することにより、擬似専従事務局ともいえるレベルの事務サービスを提供いたします。

⇒1名の担当者の能力に依存せずに、高いレベルの事務サービスを提供します。


(2)事務局業務受託学会に関しては、ご希望があれば1学会につき1電話回線を敷設いたします。当該グループで受ける電話は、スタッフのいずれかが当該学会事務局として受け、会員からの問い合わせや学会の要望に迅速に対応いたします。

⇒「担当者でなければわからない」状態を解消します。会員サービスの向上がはかれます。


(3)共同事務所(当機構)の利用、会員データベース管理・会計処理・学会誌発送・会費請求業務等の一元管理化により、従来の外部委託と同レベルのコスト削減を可能にします。

⇒専門職員によるきめ細かいサービスに加え、高いコストパフォーマンスを実現します。





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