本機構について

4つのご提案

2.学会事務のIT化


学会事務のIT化の必要性が叫ばれてからほぼ10数年が経過しましたが、学会においては、その独自性からかIT化の進行状況はまちまちで、既存の学会事務委託業者でも整備・完成したシステムを有する会社は稀です。

IT化が思うように進まない原因としては、
  1)コストの問題(システム構築・維持費が高額)
  2)セキュリティの問題(Web利用における危険性)
  3)普及の問題(紙媒体や郵便への信頼性がいまだに優位)
が挙げられます。

1)コストの問題

いくつかの大規模基幹学会でのみ、ほぼ完全にIT化が実現されたケースが見受けられますが、それには潤沢な資金の裏付けがあることは言うまでもありません。ホームページの構築や更新、Web上での入退会・住所変更などの異動処理、メーリングリストやメール一括配信などのシステムを完全に整備するには、レベルにもよりますが、初期費用で500−1000万円程度の支出(ランニングコストは200-500万円程度)が必要とされています。


2)セキュリティの問題

学会の会員データベースは当然のことながら個人情報を含みますので、入退会・住所変更などWeb上で会員情報をやりとりする場合には、高いセキュリティが保証されていなければなりません。特に、各分野の専門家集団である学会の会員データベースは、名簿業者などに狙われる危険性が高いといえます。2005年4月スタートの個人情報保護法の施行により、セキュリティの問題の重要性はさらに高まっていくと思われます。


3)普及の問題

インターネットの人口普及率は昨年度で60%を超えました 。*1学術の世界での普及率は更に高いと予想されますが、一方、インターネットを利用できる環境にない会員やそもそもコンピュータに拒否反応を示す会員も多く存在しますので配慮が必要です。


*1 総務省「平成15年通信利用動向調査」


→学会支援機構のご提案


(1)当機構のホームページを通じて、会員各自が所属学会の入会、退会、住所変更などの異動処理を行えます(各学会ホームページからのリンクも可能)。また、複数学会のホームページの構築・更新、メール配信などを専用サーバで一括管理することによって、管理費の低コスト化を実現しました。

⇒高いレベルでのIT化を低コストで実現可能(学会独自で整備した場合のおよそ1/2)です。


(2)当機構内のネットワークと外部ネットワーク(インターネット)の間にはファイアウォールを設置、また、Web上での会員情報のやり取りは、SSLによる暗号化、認証システムを用いて万全のセキュリティシステムを施します。

⇒「担当者でなければわからない」状態を解消します。会員サービスの向上がはかれます。


(3)非IT志向の会員に対しても、別途、郵便やFAXなどできめ細かくフォローします。

⇒「IT化に偏らず、既存の通信方法による処理にも迅速・正確に対応いたします。





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