現在、学会事務局の形態は、以下の３つに大別されます。
１．専従事務局
規模の大きな学会や企業の援助等で資金調達が可能な学会など、比較的資金繰りに余裕のある学会に多く見られる形態です。家賃・光熱費・人件費などを負担する必要があるのでコストは割高となりますが、専従事務局員が従事するため、学会に対してはきめ細かいサービスが可能となります。主に資金面の問題から、大学や研究所等に事務局を設置する場合もあります。
２．外部委託
現在、印刷会社、学会運営業者、システム開発会社など多くの会社が学会事務受託を行っています。いずれも、学会誌の印刷や学術集会開催、システム開発など各社の主業務の傍らに行っている場合が多いようです。複数の学会の事務を共同処理するため、経費は専従事務局を設置した場合に比べ、コストパフォーマンスにすぐれています。ただし、業務として学会事務に習熟していない場合は、体制の不備や担当者の経験不足などがのちのち問題となってくるため、選定には注意が必要です。
３．上記の複合型
例えば、学会事務局は大学に設置して庶務・会計業務を行うが会員管理や編集は外部委託する、といった方法で、この他にもいくつかのパターンが考えられます。コストや機能を重視した現実的な方法といえます。ただし、学会事務処理機能が複数に分散するため、合理的な集中管理という面ではやや難があり、各事務局の情報共有が重要となってきます。
以上、いずれも一長一短ですので、学会の規模や事業内容、財政状況を勘案して、最適な方法を勘案する必要があります。
学会支援機構のご提案 1
データベース管理・年会費請求：
会員データベースの管理や年会費請求事務は、学会事務の中でも手間のかかる部分で、しかも迅速かつ正確に処理する必要があります。
当機構では、学会事務に特化した汎用のデータベースシステムを開発し、業務受託学会の管理は一括して同システムで運用しております。
これにより、会員管理に関する問い合わせ（入退会、登録情報変更、年会費納入など）には、スタッフ全員が端末PCで情報を確認・対応することができます。
「担当者でなければわからない」状態を解消し、会員サービスの向上がはかれます。
学会支援機構のご提案 2
学会誌発送・在庫管理・会計・庶務：
学会に共通する業務、すなわち上述の会員データベース管理や年会費請求に加え、学会誌発送・在庫管理、各種会計処理等の業務を一定の処理手順で一元管理化することにより、合理化とコスト削減を可能にします。
また、学会ごとに運営方法が異なる会議開催事務や選奨・認定事業等に関わる事務、その他学会特有の事業に関わる事務については、学会の専任担当者を配置し、事業内容を理解した上で、最適の事務処理手順を検討・ご提案いたします。
専門職員によるきめ細かいサービスに加え、高いコストパフォーマンスを実現します。
学会支援機構のご提案 3
業務委託のレベルについて：
１）会員管理業務（入退会・住所変更処理、問合せ対応、会費請求書発行、会誌発送等）
２）会計業務（出納、起票、記帳、財務諸表の作成、予算書案作成、会計監査立会等）
３）庶務業務（学会事務局として連絡対応、理事会・評議員会・各種委員会などの会議運営事務、選挙事務、資格認定事務、講習会開催事務、各種選考事務など）
学会のニーズや財政状況等に合わせ、上記１）〜３）の順で委託のレベルを選択いただけます。３）については、事務局連絡窓口業務（所在地のみ当機構に設定、各種連絡は学会の担当者に転送）という選択肢もあります。会員管理をベースに、積み上げ方式で委託レベルを選択いただくことにより、合理的で分かりやすい管理体制を構築します。
学会のニーズや状況に合わせ、現状に合った最適な事務体制をご提案いたします。
